האם אירוע קטן מוצלח יותר

מתלבטים האם לערוך אירוע קטן או גדול? אנחנו פה כדי לעזור לכם בבחירה

בשעה טובה יש סיבה לחגיגה. תינוק חדש שהגיח לעולם, הצעת נישואין שהסתיימה בתשובה חיובית, עלייה למצוות ואולי יום הולדת עגול לאחד ההורים. עכשיו אתם נכנסים לתקופה מרתונית בה תדרשו לדאוג לכל הפרטים שירכיבו אירוע מנצח, מבחירת המקום דרך הפקת החוויה ועד ניהול האירוע בזמן אמת. אבל לפני הכל, עומדת באוויר השאלה הנצחית – איזה סוג אירוע לערוך: קטן או גדול. הבחירה בסוג האירוע תשפיע על כל יתר הפרמטרים: היכן תקיימו את האירוע, את מי תזמינו, סידור השולחנות והתוכנית האמנותית כך שתתאים לאופי ולהרכב המשתתפים.

 

חושבים בגדול, חוגגים בקטן

 

ראשית, בחנו את ההבדלים בין האירועים השונים. אירוע קטן מוגדר לרוב כאירוע עם 200-500 משתתפים ואירוע גדול יכול להגיע גם ליותר מאלף איש. יש מקומות לאירועים שמיועדים אך ורק לאירועים אינטימיים ואחרים הם קומפלקס אחד גדול עם חללים בגדלים משתנים, ביניהם חללים המתאימים לאירועים קטנים וגדולים המתקיימים זה לצד זה.
אם תבחנו את עלות המקום ביחס לאירוע קטן מול גדול, רוב הסיכויים שאירועים גדולים מבחינת ספייס לפחות, יעלו לכם יותר. באופן טבעי, השכירות של המקום ליותר שטח עולה יותר ויש צורך להעניק שירות לתכולה גדולה יותר של אנשים, רהיטים, אוכל וכדומה.
עם זאת, אירוע קטן מושקע אף הוא יכול להיות בתקציב גבוה, בהקפדה על הפרטים הקטנים ביותר אם לא חוסכים דבר ורוצים לייצר אפקט מרשים ובלתי נשכח. כלומר, מבחינת עלות – השיקול משתנה מאירוע לאירוע.

השקעה גדולה – אכזבה גדולה

חגיגה רבת משתתפים יכולה להיות גם מאוד מלהיבה ובסגנון של "קרנבל" עם כל כך הרבה אנשים, מסה שמעידה על כך שהרבה אנשים שמחו לקחת חלק בשמחתכם ומפני שהתכולה רבה, אתם לא צריכים לוותר על אף אחד – גם לא על החברים הרחוקים של ההורים. מצד שני, אירוע גדול דורש היערכות לוגיסטית מורכבת. הזמנות, תכנון המקום מבחינת סידורי ישיבה של כמות רבה של אנשים, זרימת האירוע משלב קבלת הפנים ועד הסיום כדי שהכל יעבור בשלום ולא בצפיפות. כמו כן, יש לבצע בחירות קולינריות כדי שיתאימו לטעמים שונים וכמובן ניהול האירוע בפועל – מתן יחס אישי לכל כך הרבה מוזמנים הוא כמעט בלתי אפשרי. בנוסף, אירוע גדול דורש יותר צוות נוכח במקום, עמדות רבות של בופה ולא תמיד ההשקעה מחזירה את עצמה מבחינה כספית וגם עלול להיות מצב שהזמנתם הרבה אנשים, בניתם על אירוע גדול, בפועל הגיעו מחצית מהמוזמנים מסיבות כאלה ואחרות ונשארתם עם אירוע קטן במקום גדול. יקר יותר ועם תחושה של ריקנות ואכזבה.

 

מינימום מוזמנים – מקסימות חוויה


בבואכם להחליט על גודל האירוע, חשבו אם באמת מבחינת מספר המוזמנים יהיו הרבה מאוד אנשים שתרצו להזמין ושאתם משערים בשל הקרבה אליכם, שהם אכן יגיעו. במיוחד אם אתם מתכננים הסעות, אולם ענק, תכנית אמנותית יקרה, קולינריה ועוד. בכל מקרה, בשנים האחרונות יותר ויותר בוחרים אירוע אינטימי ומסיבות רבות.

 

  • יחס VIP: האווירה האינטימית מייצרת תחושה נעימה בקרב האורחים עצמם, כיוון שהם זוכים ליחס אישי מכם וגם יכולים לתקשר אחד עם השני בנוחות. אין רעש ואין צפיפות, האולמות או המסעדות עצמם מייצרים בעיצוב תחושה ביתית מחבקת ונעימה. תוכלו להרגיש שבאמת הזמנתם רק את מי שיקר לליבכם ולא אנשים מהעבודה של אחד ההורים שאף פעם לא פגשתם.
  • התאמה אישית לכל מוזמן: באירוע מסוג זה, קל יותר גם לבחור את התפריט כיוון שאתם פחות או יותר מכירים את טעמם המשותף של המוזמנים ואפילו יכולים לבצע התאמה אישית של מנות מסוימות. ניתן לבחור בשיטת הגשה כי יש פחות מוזמנים וצריך פחות לפזר עמדות ואפשר להדגיש את היחס האישי לכל אחד גם בחוויה הגסטרונומית עצמה.
  • הצלחה מההתחלה ועד הסיום: התכנית האמנותית יכולה לעבוד טוב יותר כשיש פחות רעש ובלגן, אפשר לדבר, לברך, להקרין סרט וכולם יראו וישמעו. קל יותר לנהל את הזרימה של האירוע, לדאוג שכולם עברו משלב קבלת הפנים לחופה עצמה ולהמשך הסעודה והריקודים וכדומה. יש אולמות שערוכים באופן ייחודי לאירועים קטנים אלו, מייצרים אווירה ביתית מזמינה ותורמים להצלחת האירוע.

בחרו את סוג האירוע המתאים לכם ביותר. באירועים קטנים תיהנו מאווירה אינטימית ומהענקת תשומת לב לכל אורח ואורח ותדעו שהאנשים שהגיעו, הם אלה שבאמת רצו לחגוג אתכם ביום מאושר זה בחייכם.