חוגגים ומחפשים מקום איכותי?

לפניכם 7 טיפים לבחירת המקום שמתאים לכם!

הפקת אירוע היא תהליך מורכב משום שיש לבצע בחירות רבות, לנהוג בסבלנות, לקבל החלטות וכל זאת בזמן קצוב, על כן, כדאי להתחיל לתכנן את האירוע מספיק זמן לפני התאריך וכאן אנו מגיעים לטיפ הראשון שלנו, הטיפ הראשון ברשימת הטיפים שניתן לכם. אנו מקווים ש – 7 הטיפים יסייעו לכם לבצע את המשימה בקלות יחסית, יעשו לכם קצת סדר ויאפשרו לכם ליהנות מהתהליך.

 

איך להתארגן בחוכמה לקראת האירוע?

כל אירוע – בין אם מדובר על חתונה, יום הולדת, אירוע עסקי, בת מצווה, בר מצווה או אירועים אחרים דורשים ממארגני האירוע לבצע משימות שונות. להלן 7 משימות חשובות שיש לבצע לקראת המאורע:

 

1. בחירת התאריך

בעת בחירת התאריך יש לבדוק שהוא לא נופל על תאריכים של ימי זיכרון או ימי צום. עניין חשוב שיש להחליט עליו הוא מועד האירוע – אם מדובר על יום הולדת הרי שכדאי לחגוג באותו חודש בו יום ההולדת חל. אם מדובר על חתונה יש לבחור בעונה המועדפת – לכל עונה יש את היתרונות שלה. בחורף למשל האווירה רומנטית והמחירים יורדים אך עלול להיות קר ובקיץ ניתן ליהנות משקיעה מאוחרת ויפה ולא לחשוש מהקור אך יש לזכור שהמוזמנים יזיעו, והרבה. דבר נוסף שיש לבחור הוא את שעת האירוע. חלק מהזוגות בוחרים לחגוג בערב בעוד אחרים מעדיפים חתונת צהריים ביום שישי (בחירה שעשויה להוזיל את העלויות).

 

2. מיקום אולם האירועים

ניתן למצוא שפע אולמות אירועים בכל רחבי הארץ אך ברוב המקרים עדיף לבחור באירוע שנמצא במרכז הארץ משום שהדבר שיקל על ההגעה של הקרובים שמגיעים מאזורים שונים. בחירת אולם אירועים במרכז הארץ תהיה הוגנת ותמנע מצב בו חלק מהמוזמנים ייסעו מרחק קצר בעוד האורחים האחרים יאלצו לנהוג במשך שעות ארוכות.

 

3. מספר המוזמנים ושליחת הזמנות

בשלב זה יש לבדוק מהי כמות המוזמנים. חשוב לשבת בשקט ולהכין רשימה מסודרת של כל המוזמנים. לאחר מכן יש לגשת לבית דפוס מקצועי ולהדפיס את ההזמנות בעיצוב הנבחר. שלב הדפסת ההזמנות ושליחתן חשוב מאוד שכן לא מומלץ לשלוח הזמנה במייל או בפייסבוק – הודעה כזו עלולה לפגוע במקבלי ההזמנה ולגרום להם להרגיש שלא השקיעו בהם ופשוט "שיגרו" אליהם הזמנה בדרך הקלה ביותר". כמובן שיש לזכור שהדואר לא כל כך מהיר.

 

4. גודל האולם

כמות המוזמנים תשפיע על גודל האולם הדרוש. ניתן למצוא אולמות אירועים ענקיים שיכולים להכיל מאות משתתפים ואפשר לבחור באולם קטן ואינטימי יותר, או אפילו לערוך את האירוע במסעדה לאירועים קטנים. חשוב לוודא היטב מה תהיה כמות המוזמנים כדי שלא ייווצר מצב בו מעט אנשים יגיעו לחלל גדול – מצב זה יצור תחושת ניכור, במקרה ההפוך עלול להיווצר מצב של עומס ותחושת מחנק כאשר מגיעים מאות אנשים לאולם קטן.

 

5. תקציב

לקח מעט זמן אך הגענו לתקציב. כדי לבחור באולם מתאים מבחינת תקציב יש להבין מהו הסכום שאתם רוצים ויכולים להוציא על ההפקה. לאחר מכן יש לפנות אל בעלי אולמות האירועים ולבדוק מהו המחיר שהם דורשים ומה הוא כולל. כלל לא כדאי להתפתות ולבחור את האולם היקר ביותר – הדבר יעורר דאגות מיותרות ועלול לפגוע במצב הכלכלי. אולם אירועים איכותי ומעוצב בטוב טעם שמציע מגוון מנות שעשויות מחומרי גלם איכותיים ומעניק שירות אדיב יהיה מצוין.

 

6. עיצוב

עיצוב האולם הוא חלק מהותי משום שהעיצוב (יחד עם המוזמנים) יוצר את האווירה. אולם שמעוצב בטוב טעם ומקפיד על כל הפרטים – על התאורה, הצמחייה, בחירת החומרים, הריצוף וכל האלמנטים הנוספים יהיה בחירה נכונה. סגנון האולם חייב להתאים לכם ובנושא זה חשוב שלא להתפשר.

 

 7. רשימת אולמות אפשריים

לאחר שהוחלט מהו התקציב ונבדקו מספר אולמות אירועים אפשריים יש לצמצם את הרשימה ולהחליט יחד על האולם המתאים ביותר.

 

שיהיה לכם אירוע שמח ומהנה!